دهکده هنر، مجری صفر تا صد خدمات برگزاری همایش و رویداد
ارائه خدمات
دهکده هنر، مجری صفر تا صد
خدمات برگزاری همایش و رویداد
ارائه خدمات
برگزاری همایش؛ دستورالعمل‌ها و مراحل برگزاری
مقدمه
یکی از تخصصی‌ترین فعالیت‌های حوزه رسانه برگزاری همایش و سمینار می‌باشد؛ برگزاری موفقیت‌آمیز این گونه برنامه‌ها مستلزم یک انسجام تیمی بالا می‌باشد چرا که بخشهای زیادی باید همکاری کنند و همگی در لحظه با همدیگر هماهنگ باشند. هماهنگی این تیم‌ها نیازمند کارگردانی باتجربه و پیش‌بینی بروز تمامی خطاهای احتمالی و اتخاذ برنامه جایگزین یا به اصطلاح (plan B) می‌باشد.
بروز هر گونه خطا در برگزاری همایش و رویدادها ممکن است طبعات جبران‌ناپذیری برای مسئولین برنامه داشته باشد. معمولا در همایش و سمینارها تعداد افراد زیادی گاها تا 2500 نفر گردهم می‌آیند که عموما نیز از قشر متخصص در حوزه مرتبط می‌باشند؛ بنابراین یک خطای کوچک کافی است تا اعتبار برگزارکننده مخدوش شود. لذا سپردن مسئولیت برگزاری این نوع برنامه‌ها به افرادی توصیه میشود که سال‌ها در این حوزه فعالیت داشته و آمادگی لازم برای مواجهه با هر گونه خطای سهوی یا عمدی را داشته باشند.
استفاده از تیم‌های باتجربه عموما هزینه‌های بالایی را میطلبد که در مقایسه با هزینه‌ها و خسارات احتمالی بروز خطا در روند برگزاری قابل چشم‌پوشی می‌باشد چرا که جبران خسارت برخی اشتباهات غیر قابل انجام می‌باشد.
در ادامه این مطلب از وبلاگ دهکده هنر هرآنچه برای برگزاری یک همایش فوق‌العاده نیاز دارید را بررسی کرده و بصورت کامل توضیح می‌دهیم.
همایش را اگر بصورت لغوی بخواهیم معنی کنیم معادل گردهم آمدن یا تجمع بمنظور بررسی یک موضوع واحد که از قبل تعیین شده است می‌باشد. در واقع زمانی که تعدادی افراد صاحب نظر در یک حوضه بخصوص و برای یک موضوع خاص بصورت متحدالاشکل دور هم جمع می‌شوند یک همایش ایجاد شده است. انجمع، اجتماع، مجمع و نشست را میتوان مترادف کلمه همایش دانست.
در زبان لاتین لغات congress و conference معنی همایش را تداعی می‌کنند. معمولا در این نوع برنامه‌ها تعدادی متخصص و تعداد زیادی مخاطب برای تبادل اطلاعات در حوزه تحصصی کنار یکدیگر جمع می‌شوند.
سمینار (Seminar) چیست؟
نوعی از کنفرانس که بمنظور هم‌اندیشی در رابطه با یک موضوع خاص برگزار میشود و معمولا میزان تعامل شرکت‌کنندگان در این نوع از گردهمایی‌ها بسیار بالاست. تعداد نفرات سمینارها از 10 نفر شروع میشود و گاها به صدها نفر نیز می‌رسد. این نوع برنامه معمولا حول محور فرد خاصی نیست و تمامی شرکت‌کنندگان قادر به ارائه نظر در مورد موضوع سمینار می‌باشند.
وبینار چیست؟
نوعی از گردهمایی که شرکت‌کنندگان بصورت آنلاین حضور پیدا می‌کنند و توسط پخش زنده در رابطه با یک موضوع مشخص به کسب اطلاعات می‌پردازند. همانطور که از اسم آن پیداست یک واژه انگلیسی است که از ترکیب 2 کلمه سمینار و وب تشکیل شده است. در وبینار عموما یک نفر بعنوان ارائه‌دهنده یک موضوع بخصوص را با اطلاعات به‌روز به مخاطبینش که همگی بصورت آنلاین حضور پیدا کرده‌اند ارائه میدهد. در وبینار تصویر و فایل اسلایدهای ارائه‌دهنده نمایش داده میشود و مخاطبین در صورت تمایل برای ارائه نظر خود می‌توانند بصورت متنی نظر خود را ارسال نمایند. استفاده از وبینارها در ایام پاندمی کرونا و پس از آن بشدت افزایش پیدا کرده و باتوجه به کارایی بالا بسیار فراگیر شده است.
اهمیت برگزاری همایش چیست؟
همیشه این سوال مطرح میشود که هدف از برگزاری فلان همایش چیست و چه منافعی برای برگزارکننده و حاضرین در همایش دارد. دلایل زیادی میتوان برای برگزاری همایش مطرح کرد ولی مهمترین دلایل آن را میتوان این موارد عنوان کرد:
- برندینگ:
در اغلب همایش‌ها این موضوع بعنوان مهمترین هدف از برگزاری همایش مطرح است و از کانال‌های ارتباطی زیادی چه بصورت نرم‌افزاری و چه سخت‌افزاری برای این منظور استفاده میشود. - شبکه‌سازی:
در همایش‌ها بواسطه حضور تعداد بالایی از مخاطبینی که یا مشتری خدمات شما و یا همکاران شما هستند موقعیت بسیار مناسبی برای لینک‌سازی بوجود می‌آید. شبکه‌سازی مهمترین دلیل برای حضور اغلب حاضرین در همایش می‌باشد ذینفع این موضوع نیز بیشتر مخاطبین هستند تا برگزارکنندگان. - تبلیغات:
یکی از دلایل مهم برای برگزاری همایش تبلیغ خدمات و یا محصولات شما می‌باشد. شما میتوانید بصورت مستقیم و یا غیرمستقیم به تبلیغ کالا و یا خدمات خود بپردازید. همینطور در خلال برنامه و با استفاده از ابزارهای تبلیغات محیطی و تولید محتوا میتوانید به تبلیغ اسپانسرهای برنامه نیز بپردازید. - کسب درآمد:
بسیاری از همایش‌هایی که حول محور انتقال تجربه و آموزش برگزار میگردند برای دسترسی مخاطبین خود اقدام به فروش بلیط می‌کنند. این مورد نیز یک مدل درآمدی برای مجموعه‌های مختلف می‌باشد که اقدام به برگزاری همایش می‌کنند.
چک لیست برگزاری همایش
برگزاری موفق یک همایش نیز همانند هر نوع برنامه‌ای نیاز به یک سیستم مدیریت براساس تیم‌ها و تجهیزات دارد.
تقریبا تمامی روندهای لازم برای برگزاری همایش ثابت بوده و اگر تمامی این موارد درست انجام شوند شما یک همایش فوق‌العاده برگزار خواهید کرد. بمنظور کاهش ضریب خطا و برگزاری همایش طبق اصول، شما به یک چک لیست از سلسه اقداماتی نیاز دارید که قبل، حین و بعد از برگزاری همایش باید انجام دهید. به علاوه با توجه به اینکه بیشتر برنامه‌ها در ایران به دلیل عدم برنامه‌ریزی به دقیقه 90 کشیده میشود، وجود این چک لیست الزامی می‌باشد. قبلا در یک مقاله با عنوان برگزاری همایش در دقیقه 90 بطور مفصل به این موضوع پرداخته‌ایم.
در ادامه یک چک لیست از اقداماتی که در حوزه پوشش تصویری، محل و زمان برگزاری، سخنرانان و مدعووین نیاز دارید انجام دهید را برایتان شرح می‌دهیم، این چک لیست را در پایین همین مطلب مشاهده میکنید.
توجه داشته باشید که موارد زیر نیازمند تیم‌سازی می‌باشد و در ابتدا باید تیم‌های زیر را تشکیل دهید و سپس طبق چک لیست به هر کدام از تیم‌ها وظیفه مرتبط را محول نمایید.
تیم‌های برگزاری همایش :
- دبیرخانه
- تیم تدارکات
- تیم روابط عمومی و تولید محتوا
- تیم رسانه‌ای
- تیم تشریفات
- تیم حراست و انتظامات
مراحل برگزاری همایش:
- دریافت مجوز برگزاری همایش :
شامل مجوز برنامه، دسترسی به امکانات سالن، قرارداد بیمه(برای خطرات احتمالی)، هماهنگی برای استفاده از پارکینگ - اجاره محل برگزاری همایش :
مهمترین کاری که بعد از گرفتن مجوز برگزاری همایش باید انجام دهید انتخاب و رزرو سالن همایش است. - انتخاب تیم برگزارکننده :
تیم برگزارکننده در اینجا منظور تیم رسانه‌ای می‌باشد که مسئولیت ارائه تجهیزات تصویربرداری، نورپردازی، صدابرداری و پخش زنده و کارگردانی را برعهده دارد. - انتخاب مجری :
مجری پای ثابت هر نوع برنامه‌ای می‌باشد بنابراین باید برای مدیریت هر چه بهتر برنامه با یک مجری باتجربه قرارداد همکاری ببندید. - دعوت از مدعووین:
هر رویدادی نیاز به حضور افراد شاخص در حوزه مرتبط دارد و هر چه تعداد این افراد بیشتر باشد اعتبار برنامه بالاتر می‌رود و افراد بیشتری برای حضور در برنامه ترغیب می‌شوند. - اطلاعرسانی و تبلیغات:
یکی از مهمترین بخشهای برگزاری همایش یا هر رویداد دیگری اطلاعرسانی می‌باشد. شما باید از طریق کانال‌های ارتباطی همچون شبکه‌های اجتماعی، سایت‌ها، ایمیل و حتی تماس تلفنی و پیامک به مخاطبانتان در مورد برگزاری برنامه اطلاعرسانی کنید. در این مواقع داشتن بانک اطلاعاتی شامل اطلاعات تماس از جمله تلفن تماس و ایمیل مخاطبین میتواند کمک بسیار زیادی به شما برای تاثیر بالا و کتهش هزینه‌های اطلاعرسانی نماید. - تولید محتوا:
محتوا از مهمترین مواردی است که از همان لحظه اول قطعی شدن برگزاری برنامه نیاز دارید که روی آن تمرکز کنید. برای این منظور باید یک تیم محتوا شامل تدوینگر، گرافیست و استراتژیست محتوا تشکیل دهید. تولید آیتم‌های برنامه همچون سرود، قرآن، ویدیو‌کلیپ، موشن‌گرافیک و پترن‌های متحرل برای ویدیووال از جمله وظایف تیم محتوا می‌باشد. - نگارش کنداکتور برنامه:
پس از انتخاب مجری باید جلسه‌ای جهت چینش کنداکتور برنامه شامل زمان شروع، مدت زمان سرود، قرائت قرآن، اولویت و مدت زمان سخنرانی‌ها، مدت پذیرایی و اتمام برنامه برگزار کنید. - چاپ بروشور، بنرهای اطلاعرسانی و خوش‌آمدگویی:
از جمله موارد مهم برای ایجاد نظم و اطلاعرسانی بهتر به مدعووین چاپ و نصب بیلبورد در مکان برگزاری همایش، پذیرش، بک‌گراند لوگوی برگزارکنندگان برای عکاسی روی فرش قرمز و آیتم‌های مربوط به خوش‌آمدگویی و راهنمای مراجعین می‌باشد.
نکات مهم برگزاری همایش
برگزاری همایش نیز همانند هر نوع کار تیمی نیاز به رعایت یک سری اصول و نکات دارد. این نکات که حاصل تجربه صدها برنامه و همایش می‌باشد بشرح زیر است:
- پیش‌بینی دقیق تعدا شرکت‌کنندگان
- اجاره سالن همایش حداقل دو هفته قبل از شروع برنامه :
- دعوت از مدعووین پس از قطعی شدن دریافت مجوز برگزاری
- استقرار و تست تجهیزات تصویربرداری و پخش زنده یک روز قبل از اجرای برنامه
- استفاده از تیم‌های مجرب و کارآزموده
- دریافت تایید از مدیر و یا مسئول برگزاری برای محتوای کنداکتور
- مکان و زمان برگزاری همایش در ساعات اوج ترافیک نباشد
- علاوه بر عکاس تیم رسانه‌ای حتما یک نفر عکاس برای مستندسازی و پشت صحنه داخل سازمان خودتان در نظر بگیرید
- مواردی مانند تهویه سالن، پذیرایی
- در پایان همایش گزارش کتبی از مراحل اجرا، ضعف‌ها و حاشیه‌های آن را صورتجلسه نمایید.
خدمات برگزاری همایش
- خدمات فیلمبرداری همایش و پوشش تصویری
فیلمبرداری از همایش با توجه به ابعاد سالن برگزاری و درجه اهمیت همایش معمولا بوسیله چندین دوربین پوشش داده میشود. اصولا در همایش حداقل باید از 3 دوربین استفاده شود. یک دوربین از روبروی استیج و از فاصله دور بعنوان دوربین ثابث و دو دوربین بصورت سیار در دو طرف استیج جایگذاری میشود. البته این تعداد گاها تا 8 دوربین نیز افزایش پیدا می‌کند. شاید برایتان سوال باشد که این همه دوربین چگونه مدیریت میشود؟
در جواب باید بگیم تصاویر تمامی دوربین‌ها به میز سوئیچ یا اصطلاحا میز رژی منتقل میشود و همزمان بر روی مانیتور و در مقابل کارگردان نمایش داده میشود. کارگردان به انتخاب خود و سیاست و روند برنامه بین تصاویر مختلف سوئیچ می‌کند. همینطور کارگردان از طریق بی‌سیم با تصویربرداران در ارتباط است و هر لحظه درخواست پوشش زوایای مختلف و مدیریت تصویربرداران را میدهد. اگر بخواهیم نمونه ملموس‌تری از این پروسه خدمت شما همراهان عزیز بگیم؛ پوشش تصویری یک مسابقه فوتبال میتواند نمونه خوبی باشد. تعداد زیادی دوربین از زوایای مختلف در حال فیلمبرداری بر اساس دستورات کارگردانی در اتاق فرمان می‌باشند. به اینصورت است که من و شما در قاب تلویزیون تصاویر مرتبط و حرفه‌ای از زوایای مختلف یک برنامه را مشاهده میکنیم. - خدمات پخش زنده همایش
هر رویدادی علاوه بر مخاطبینی که بصورت حضوری در محل برگزاری همایش حضور پیدا کرده‌اند، مخاطبین زیادی نیز در خارج از سالن و در جای جای دنیا علاقه به استفاده از مطالب همایش دارند و بدلیل محدودیت مکانی یا زمانی قادر به حضور فیزیکی ندارند، بنابراین از طریق استریمینگ یا پخش زنده اینترنتی قادر به ملاحظه رویداد می‌باشند. خدمات پخش زنده همانند سایر فعالیت‌های رسانه‌ای نیاز به تخصص دارد و معمولا یک تیم مجزا وظیفه انجام این مورد را برعهده می‌گیرد. موسسه دهکده هنر در کنار تمامی خدمات تخصصی، پخش زنده را نیز جزو پکیج خدماتی خود به مشتریانش ارائه میدهد. پخش زنده هم میتواند بصورت رایگان از طریق پلتفرم پخش زنده شبکه‌های اجتماعی نظیر اینستاگرام، تلگرام و یا آپارات و یوتیوب پخش شود و هم میتواند از طریق لینک اختصاصی بر روی سایت و یا پلتفرم‌های کلاس آنلاین با قابلیت پیاده‌سازی مدل درآمدی و فروش بلیط رویداد انجام گردد. - خدمات کارگردانی همایش
همانطور که در بخش فیلمبرداری همایش به کارگردانی اشاره کردیم این خدمت نیز توسط موسسه دهکده هنر ارائه می‌گردد. کارگردانی نیاز به تجربه بالا، شناخت قاب تصویر، اصول تصویربرداری، خط فرضی و اصطلاحات تخصصی رسانه که در این مقاله قادر به بررسی تمامی موارد نیستیم دارد. کارگردانی علاوه بر تسلط بر اتفاقات مهم برنامه باید حواشی برنامه را نیز پوشش دهد تا ارتباط معنایی بین بخشهای مختلف برنامه، اتفاقات در حال جریان روی استیج و تماشاگران برای تماشاگر قابل درک باشد. - عکاسی از همایش
هر رویدادی نیاز به عکاس حرفه‌ای دارد. شما برای فعالیت‌های خبری، گزارشی، عملکرد و مستندسازی نیاز به عکاسی دارید. همایش جزو رویدادهایی است که به دفعات کم و عموما در بازه یکساله یکبار برگزار می‌گردد، بنابراین باید از تمامی جنبه‌ها رویداد را پوشش دهید. این اطلاعات برای شما ارزش زیادی دارند بنابراین در کنار تمامی هزینه‌های همایش استفاده از عکاس اختصاصی برای پوشش تصویری رویداد هزینه ناچیز ولی در عین حال مهم می‌باشد. علاوه بر ویدیو همایش شما برای گزارشات خود و تولید محتوای شبکه‌های اجتماعی نیاز به این تصاویر دارید. - خدمات نورپردازی همایش
شما برای برگزاری همایش یا رویداد میلیونها تومان هزینه میکنید و خروجی آن تصاویری است که بصورت ویدیو و عکس در شبکه‌های اجتماعی یا بصورت پخش زنده نمایش داده میشود. اگر نورپردازی مناسبی برای برنامه در نظر نگرفته باشید قطعا تصاویر باکیفیتی نیز نخواهید داشت. بنابراین نورپردازی یک رکن اساسی برای ارتقاء کیفیت برگزاری رویداد شما می‌باشد. گاها سالن برگزاری از نور مناسب برخوردار می‌باشد ولی برای استیج نورپردازی مناسب صورت نگرفته در این موارد شما نیاز به بازدید لوکیشن چند روز قبل از برگزاری رویداد به همراه تیم فنی و پوشش تصویری دارید تا پیش‌بینی‌های لازم برای نورپردازی سالن را انجام دهند. - اجاره سالن همایش
به جرأت مهمترین و بزرگترین دغدغه شما برای برگزاری همایش اجاره محل برگزاری می‌باشد. این محل ممکن است سالن کنفرانس یا همایش باشد یا تالار و حتی باغ تالار. اینکه کدام محیط برای برنامه شما مناسب است نیاز به مشورت با تیم تخصصی برگزاری رویداد دارید، اگر مایل به کسب اطلاعات در مورد برگزاری رویداد هستیت میتوانید از کارشناسان ما در موسسه دهکده هنر مشاوره رایگان دریافت کنید.
انتخاب محل برگزاری همایش به عوامل مختلفی نظیر تعداد مخاطبین، زمان برگزاری و نوع رویداد شما دارد. شاید یک سالن تمامی ویژگی‌های دلخواه شما را داشته باشد ولی در ساعتی که رویداد شما برگزار میشود ترافیک بالایی در خیابان‌های اطراف آن در جریان باشد و این موضوع ممکن است به زمانبندی حضور مخاطبین شما و نظم رویداد تاثیرگذار باشد. بنابراین در این مورد نیز باید با تیم تخصصی ما مشورت کنید تا تمامی ابعاد برنامه را بررسی و پیشنهاد جامعی از خدمات مورد نیاز شما ارائه دهیم. همینطور اگر در شهر تهران قصد برگزاری همایش دارید پیشنهاد میکنیم مقاله معرفی سالن‌های همایش شهر تهران را مطالعه کنید. - دعوت از مجری همایش
هر رویدادی نیاز به مجری دارد، اینکه یک نفر با فن بیان خوب و تسلط کافی همایش را مدیریت و در هماهنگی کامل با اتاق فرمان آیتم‌های برنامه را طبق کنداکتور اجرا کند یک نیاز اساسی می‌باشد. دعوت از مجری با مهارت‌های بالا، فن بیان خوب، تلسلط بر اجرا و مدیریت حواشی و همچنین رساندن مفهوم و ابعاد مهم رویداد به مخاطبین از جمله واجبات یک همایش استاندارد است. برای انتخاب مجری باید مدت‌ها قبل از موعد همایش با مجری مد نظرتان قرارداد ببندید زیرا مجریان توانمند و باسابقه معمولا بدلیل ترافیک کاری باید از قبل هماهنگ و قطعی شوند. - تیم تشریفات همایش
معمولا سالن‌های برگزاری همایش در کنار سالن و تالار برگزاری، خدمات سرو غذا و تشریفات پذیرایی نیز ارائه می‌دهند ولی برای انتخاب منو غذا، تعداد نفرات و زمان پذیرایی از قبل هماهنگی لازم را انجام داده باشید. برای کسب اطلاعات در رابطه با تشریفات و پذیرایی مراسم و سایر خدمات برگزاری جشن، برگزاری همایش و پوشش تصویری بصورت رایگان مشاوره دریافت نمایید. - تیم حراست همایش
حراست نیز جزو مواردی می‌باشد که برای همایش و مراسمات امنیتی نیاز می‌باشد. البته این مورد میتواند فاکتور گرفته شود و صرفا با چند نفر بعنوان نیروی انتظامات این نیاز نیز پوشش داده شود. در مواردی که میهمان امنیتی و یا ويژه‌ای دارید میتوانید از تیم‌های امنیتی نیز استفاده نمایید. - مجوز برگزاری همایش
طبق آیین نامه برگزاری اجتماعات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی برگزاری هر گونه همایش نیاز به اخذ مجوز دارد. در این مورد شما 2 انتخاب دارید، انتخاب اول شما پیگیری اخذ مجوز توسط خودتان می‌باشد و راه دوم و البته بهتر استفاده از مجوز موسسات فرهنگی هنری می باشد. موسسه دهکده هنر با مجوز رسمی از وزارت ارشاد اسلامی آمادگی برگزاری هر گونه رویداد، همایش و سمینار ملی و بین‌المللی را دارد و به پشتوانه بیش از 20 سال تجربه در این حوزه توانایی ارائه صفر تا صد خدمات برگزاری همایش را دارد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان میتوانید با شماره 021 تماس حاصل فرمائید.
نحوه برگزاری همایش
تمامی مواردی که تا اینجای مقاله به آن اشاره کردیم اطلاعات کافی برای برگزاری رویداد یا همایش را به شما میدهد ولی در عمل شاید با چالش‌های زیادی روبرو شوید که پیش‌بینی نکردید یا حتی گاها برخی از موارد بالا را با حساسیت کافی پیگیری نکردید و در حین اجرا چالش‌آفرین شده است. در استانداردترین حالت شما برای جلوگیری از ایجاد خطا باید بخشهای زیادی از اجرای رویداد را به تیم‌های مجرب برونسپاری کنید. دلیل اینکار اهمیت اجرای دقیق کارها و برگزاری یک رویداد استاندارد می‌باشد چون همانطور که در ابتدای مقاله اشاره کردیم برگزاری صحیح همایش برای شما و برندتان حیاتی می‌باشد و شاید هر سال یکبار اینچنین مراسمی برگزار میکنید. بنابراین مهمترین کاری که باید انجام دهید واگذاری انجام بسیاری از وظایف به یک برگزارکننده رویداد و همایش بسپارید و خودتان به مسائل مدیریتی، تشریفات و نظم رویداد بپردازید.
در ویدیو زیر پشت صحنه برگزاری جشنواره مردمی فیلم عمار را مشاهده نمایید
چکیده
برگزاری همایش یا رویداد را میتوان جزو مهمترین اتفاقات درون‌سازمانی معرفی کرد، چراکه پس از برگزاری همایش شما بازخوردهای آشکار و پنهان زیادی دریافت میکنید که در برندسازی شما و آینده کسب و کار شما تاثیرگذار است؛ هم از طرف کارکنان و هم از طرف مشتریان. اینکه هدف شما از برگزاری همایش چیست نوع و تعداد مدعووین و حتی سطح برگزاری رویداد را مشخص می‌کند. رویدادها معمولا بصورت زیر دسته‌بندی میشود: برگزاری همایش، برگزاری سمینار، برگزاری وبینار، برگزاری جشن و جشنواره، برگزاری مجامع و برگزاری بزرگداشت.
اینجا به انتهای این مقاله می‌رسیم، امیدواریم این مقاله تمامی ابعاد و اطلاعات لازم برای برگزاری رویداد و همایش را برای شما آشکار کرده باشد. اگر در مورد برگزاری رویداد و همایش هرگونه سوالی دارید کارشناسان ما آماده ارائه مشاوره رایگان به شما برای برگزاری باکیفیت رویدادتان هستند. برای مشاهده نمونه کارهای موسسه دهکده هنر و همینطور تعرفه خدمات میتوانید از لینک‌های زیر استفاده کنید.