سلام، اگر شما هم جزو افرادی هستید که مسئولیت برگزاری رویدادی همانند همایش، سمینار، وبینار و یا مجامع را عهده‌دار شده‌اید؛ این مقاله مخصوص شما نگارش شده است. در این مقاله ما به بررسی صفر تا صد فرآیند برگزاری همایش ها، سمینارها و مجامع مختلف می‌پردازیم، در انتهای این مقاله شما از لحاظ آشنایی با اصول برگزاری همایش دست پر خواهید بود. با ما همراه باشید.
برنامه ریزی برای برگزاری همایش و مجامع
برگزاری همایش و سمینار یا مجامع همیشه جزو چالش های اساسی سازمان‌های خصوصی و دولتی می‌باشد چراکه نیاز به؛ تخصص، تجهیزات و تجربه در زمینه فیلمبرداری، کارگردانی و خدمات تشریفات دارد. بخش اعظم سازمان‌ها دپارتمانی با این عنوان و مسئولیت ندارند بنابراین همیشه در این مورد با چالش روبرو هستند. از طرفی این سازمان‌ها نیاز به مجموعه‌ای دارند که صفر تا صد خدمات برگزاری همایش را برعهده بگیرد و تعداد محدودی از موسسات این خدمات را در قالب پکیج ارائه می‌دهند.
مهمترین اقدامات برای برگزاری همایش
- اجاره سالن همایش یا باغ تالار
- واحد سیار و میز کارگردانی تصویر
- تجهیزات تصویربرداری، کرین و هلی‌شات
- تجهیزات صدابرداری
- نورپردازی و گل‌آرایی
- تجهیزات پخش زنده تلویزیونی و اینترنتی
- ویدیو وال برای نمایش محتوا
- تولید محتوای صوتی و تصویری همایش
- دعوت از مجری، خواننده و استندآپ کمدین
مکان برگزاری همایش :
قبل از هر چیزی شما باید بر اساس تعداد مدعوین و نوع برنامه مکانی برای برگزاری رویداد در نظر گرفته و رزرو کنید. اگر رویداد شما یک برنامه رسمی باشد باید در یک سالن همایش همانند برج میلاد یا سالن همایش‌های اسپیناس پالاس و امثالهم با توجه به تعداد مدعوین اقدام کنید و اگر یک برنامه مفرح همانند جشن پایان سال باشد میتوانید علاوه بر سالن‌های همایش از گزینه باغ‌تالارها هم استفاده کنید که امکان آتش‌بازی و همچنین دعوت از تعداد بیشتری شرکت‌کننده باشد.
پوشش تصویری :
قدم دوم شما پیدا کردن یک تیم متخصص با امکانات تخصصی؛ برای فیلمبرداری، نورپردازی، صدابرداری و پخش زنده می‌باشد. در این مورد بهتر است از تیمی کمک بگیرید که تمامی این خدمات را ارائه دهد چراکه هماهنگی تیم‌ها در اجرای بی‌نقص همایش اهمیت ویژه‌ای دارد. همچنین تمامی تجهیزات مورد نیاز دکور از جمله ویدیو وال و نورپردازی را فراهم کند.
دعوت از مجری و هنرمند :
هر رویدادی نیاز به مجری دارد بنابراین برای مدیریت آیتم‌های همایش و رویداد نیاز به مجری دارید. در این مورد میتوانید از مجریان با تجربه صدا و سیما و گوینده‌های خبری استفاده نمایید. در خلال برنامه برای ایجاد خاطره بیادماندنی و تنوع میتوانید از استندآپ کمدین و یا تیم اجرای موسیقی نیز بهره‌مند شوید، اجرای کنسرت زنده در خلال همایش میتواند جذابیت برنامه را دو چندان کند.
تولید محتوای ویدیویی و تصویری:
هر رویدادی نیاز به محتوا دارد، بسته به نوع برنامه شما نیاز به تیزر، کلیپ، آنونس و محتوای صوتی و حتی اسلاید برای بخش‌های مختلفی از برنامه دارید. از قرائت قرآن و پخش سرود ملی گرفته تا ویدیو معرفی میهمانان ویژه و آیتم‌های برنامه.
رویدادهای خاص از جمله مجامع و جلسه‌های آموزشی سازمان‌ها :
برای برگزاری برخی از رویدادهای ویژه از جمله برگزاری مجامع عادی و فوق‌العاده سازمان‌ها موارد دیگری هم نیاز دارید از جمله پذیرایی، پخش زنده اینترنتی و پوشش خبری.
برای برگزاری مجامع و جلسات آموزشی معمولا نیاز به مکان بزرگی نیست و یک سالن همایش کوچک و یا سالن کنفرانس کفایت می‌کند.
جمعبندی :
در این مقاله سعی شد موارد مهمی که برای برگزاری هوشمندانه و برنامه‌ریزی شده یک رویداد نیاز دارید را مختصر و مفید توضیح بدیم. مهمترین نکته‌ای که در برگزاری همایش و مجامع باید مورد توجه قرار بدین سپردن پروژه به یک تیم کارآزموده می‌باشد چون هر گونه ناهماهنگی و اشتباه در روند اجرای برنامه میتواند تاثیرات جبران ناپذیری بر جای بگذارد.
موسسه دهکده هنر با مجوز رسمی از وزارت ارشاد و بیش از 20 سال تجربه در زمینه برگزاری بزرگترین رویدادهای ملی و بین‌المللی در داخل کشور یکی از بهترین برگزارکننده‌های رویداد در ایران می‌باشد و تمامی خدمات مورد نیاز برگزاری هر نوع رویداد در هر ابعادی را بصورت صفر تا صد و در قالب پکیج ارائه می‌دهد.
برخی از نمونه پروژه‌های انجام شده در موسسه دهکده هنر :
مشتریان ما :